【法人】帳簿書類の保存期間は？

名古屋市で中堅中小企業の経営を支援する税理士
油谷景子(あぶたにけいこ）です。

法人は、「定められた期間のあいだ帳簿書類等の保存」をする義務があります。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類（以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。）を、その事業年度確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注2)保存しなければなりません。

(注1) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

(注2) 平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。
また、平成27年度及び平成28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。
（国税庁HP）

例えば、3月決算の場合、原則の申告期限は5月31日になるため、2021年3月期の帳簿書類は2028年5月31日まで保存する必要があります。
注：欠損（赤字）の場合は、7年ではなく10年間の保存になるため留意が必要です。

PDFで保存していれば紙で保存しなくてもよい？

現行の法令では、原則として帳簿書類は「紙」で保存することとなっています。

電子データで保存する場合には、あらかじめ税務署に対して申請書を提出し、承認を受ける必要があります。

この承認を受けていない場合は、「紙」形式による保存をしなければなりませんので、注意しましょう。

この記事は、記載日時点の法令・通達等に基づいて作成しています。
一般的な取り扱いを記載したものであり、個々の前提等を勘案した上で判断する必要があります。

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油谷　景子

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愛知県名古屋市の税理士。税務業界歴17年。四大税理士法人（東京・名古屋）で上場企業向け税務や国内税務・国際税務等に従事した他、個人事務所で中堅中小企業向け税務や相続税のご相談や申告等の実務に従事、独立開業。クラウド会計や新しいツールやテクノロジーを活用し経理の効率化を支援。著書『スタートアップ企業の税金ToDoリスト』（中央経済社）ほか。